Phương pháp cải tiến KAIZEN (PI.Kaizen)
I. KAIZEN LÀ GÌ?
Kaizen là
một công cụ trong quản lý được áp dụng nhắm thúc đẩy hoạt động cải tiến
liên tục với sự tham gia của mọi người nhằm cải thiện không ngừng môi
trường làm việc, cuộc sống mỗi cá nhân, mỗi gia đình. Từ năm 1986, cuốn
sách “Kaizen - chìa khóa của sự thành công” được xuất bản thì thuật ngữ
Kaizen đã được coi là khái niệm cơ bản trong quản lý.
KAIZEN là
cách tiếp cận mang tính triết lý và có hệ thống, được Nhật Bản phát
triển sau chiến tranh thế giới thứ 2. Trong tiếng Nhật, Kaizen được ghép
từ “Kai” - ”thay đổi” hay “làm cho đúng” và “zen” - “tốt”, nghĩa là
“cải tiến liên tục”. KAIZEN là sự tích lũy các cải tiến nhỏ thành kết
quả lớn, tập trung vào xác định vấn đề, giải quyết vấn đề và thay đổi
chuẩn để đảm bảo vấn đề được giải quyết tận gốc. Do đó, KAIZEN còn hơn
một quá trình cải tiến liên tục, với niềm tin rằng sức sáng tạo của con
người là vô hạn. Qua đó, tất cả mọi thành viên trong tổ chức từ lãnh đạo
đến công nhân đều được khuyến khích đưa ra đề xuất cải tiến dù là nhỏ
xuất phát từ những công việc thường ngày.
Khi áp dụng ở
nơi làm việc, Kaizen nghĩa là cải tiến liên tục và nó đòi hỏi sự cam
kết và nỗ lực liên tục của mọi người, các cán bộ quản lý cũng như công
nhân. Kaizen là những cải tiến nhỏ thực hiện từng bước trong một thời
gian dài. Thực tế, các công ty Nhật thường chú trọng thực hiện Kaizen
hoặc chương trình có sự tham gia của nhân viên. Kaizen ít tốn kém nhưng
mang lại hiệu quả cao trong việc nâng cao chất lượng công việc, nâng cao
chất lượng sản phẩm, dịch vụ và giảm chi phí hoạt động.
Đặc điểm của Kaizen
-
Là quá trình cải tiến liên tục nơi làm việc;
-
Tập trung nâng cao năng suất và thoả mãn yêu cầu khách hàng thông qua giảm lãng phí;
-
Triển khai dựa trên sự tham gia nhiệt tình của mọi thành viên với sự cam kết mạnh mẽ của lãnh đạo;
-
Nhấn mạnh hoạt động nhóm;
-
Thu thập và phân tích dữ liệu là công cụ hữu hiệu.
Kaizen được
tiếp cận theo quá trình, khi các quá trình được cải tiến thì kết quả sẽ
được cải tiến. Khi kết quả không đạt được đó là sự sai lỗi của quá
trình. Người quản lý cần phải nhận biết và phục hồi các quá trình sai
lỗi. Định hướng theo quá trình được áp dụng khi áp dụng các chiến lược
Kaizen khác nhau như: PDCA (Plan – Do – Check – Act), SDCA (Standardize -
Do – Check – Act), QCD (Quality, Cost and Delivery), JIT (Just In
Time)...
Các chương trình KAIZEN cơ bản:
-
5S: “SERI”, “SEITON”, “SEISO”, SEIKETSU” Và “SHITSUKE”, tiếng Việt là “Sàng lọc”, “sắp xếp”, “sạch sẽ”, săn sóc” và “sẵn sàng” được áp dụng để xây dựng môi trường làm việc gòn gàng, khoa học và sạch sẽ.
-
KSS: Hệ thống khuyến nghị Kaizen nhấn mạnh lợi ích xây dựng tinh thần và sự tham gia tích cực của người lao động thông qua các khuyến khích về tài chính và phi tài chính.
-
QCC: Nhóm chất lượng là một nhóm nhỏ tình nguyện thực hiện các hoạt động kiểm soát chất lượng tại nơi làm việc, thực hiện công việc tự phát triển, đào tạo và Kaizen trong nơi làm việc.
-
JIT: Đúng thời hạn là một kỹ thuật kiểm soát hàng tồn kho và sản xuất, là một phần trong hệ thống sản xuất của TOYOTA. Hệ thống được Taiichi Ohno thiết kế và hoàn thiện tại công ty TOYOTA chủ yếu nhằm giảm thiểu lãng phí khi sản xuất.
-
7 công cụ thống kê: là các phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu làm căn cứ để ra các quyết định, bao gồm: phương pháp phân tầng dữ liệu, phiếu kiểm tra, biểu đồ nhân quả, biểu đồ Pareto, biểu đồ phân bố, biểu đồ phân tán, biểu đồ kiểm soát.
II. ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG
Mọi tổ chức, doanh nghiệp có nhu cầu thúc đẩy hoạt động cải tiến để nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc.
III. LỢI ÍCH
Lợi ích hữu hình:
-
Tích luỹ các cải tiến nhỏ trở thành kết quả lớn;
-
Giảm các lãnh phí, tăng năng suất.
Lợi ích vô hình:
-
Tạo động lực thúc đẩy cá nhân có các ý tưởng cải tiến;
-
Tạo tinh thần làm việc tập thể, đoàn kết;
-
Tạo ý thức luôn hướng tới giảm thiểu các lãng phí;
-
Xây dựng nền văn hoá công ty.
IV. CÁC BƯỚC TRIỂN KHAI
Các bước thực hiện Kaizen tuân thủ theo vòng PDCA. Từ bước 1 đến bước 4 là P (kế hoạch), bước 5 là D (thực hiện), bước 6 là C (kiểm tra) và bước 7, 8 là A (hành động khắc phục hoặc cải tiến). Các bước thực hiện Kaizen giúp chúng ta giải quyết vấn đề dựa trên việc phân tích dữ liệu. Các bước thực hiện Kaizen được tiêu chuẩn hoá như sau:
1. Lựa chọn chủ đề
2. Tìm hiểu tình trạng hiện tại và xác định mục tiêu
3. Phân tích dữ kiện đã thu thập để xác định nguyên nhân gốc rễ.
4. Xác định biện pháp thực hiện dựa trên cơ sở phân tích dữ liệu.
5. Thực hiện biện pháp
6. Xác nhận kết quả thực hiện biện pháp
7. Xây dựng hoặc sửa đổi các tiêu chuẩn để phòng ngừa tái diễn.
8. Xem xét các quá trình trên và xác định dự án tiếp theo.
Nguồn: http://www.vpc.org.vn
